"Według najnowszego podejścia do kwestii czasu ważne jest nie tyle sprawne zarządzanie czasem, ile zarządzanie sobą w czasie. A więc zamiast skupiać się na właściwym robieniu rzeczy, należy się skoncentrować na robieniu właściwych rzeczy zmierzających do wyznaczonego celu" - uważa Anna Mikołajewska z Ośrodka Doradztwa i Treningów Szkoleniowych Homo Creatore.
Dobrze wykorzystując czas możemy działać skuteczniej i zrobić więcej, a więc mamy większe szanse na sukces. Warto, by każdy, a zwłaszcza pracownik, nauczył się odpowiednich technik pracy, które pomogą w skutecznym zarządzaniu sobą w czasie. Można je poznać na wielu kursach i szkoleniach. Wybierając kurs, trenera czy coacha, sprawdź jednak czy on sam jest wizytówką tego, czego naucza o czasie.
Wyznacz cele zgodnie z zasadę SMARTER
S - specific/konkretny
M - measurable/mierzalny
A - ambitious /ambitny
R - realistic/realistyczny
T - time oriented/określony w czasie
E - exciting/ekscytujący
R - recorded/zapisany
"Efektywne kierowanie własnym czasem to umiejętność stawiania sobie osiągalnych celów i dążenia do ich realizacji" - tłumaczy Iwona Kubis, doradca zawodowy i osobisty, trener i konsultant z firmy Vackmer. "Powinieneś określić swoje cele na różnych poziomach: i te małe, i te największe, życiowe, nadrzędne. Pierwszym krokiem powinno być rozważenie, co chciałbyś zrobić w swoim życiu i jakie większe cele chciałbyś osiągnąć".
"Wyznaczanie celów i spisywania planów ich realizacji jest bardzo ważne z punktu widzenia efektywnego zarządzania czasem" - uważa Wojciech Grzybowski, ekspert Olsztyńskiej Szkoły Biznesu.
Muszę wiedzieć, co jest moim celem, znać priorytety. Co więcej - muszę potrafić je zapisać. Jak jest to istotne, przekonuje doświadczenie przeprowadzone w 1952 r. na Uniwersytecie Yale. Zapytano studentów, czy mają spisane swoje cele związane z dalszym życiem. Stwierdzono, że spisało je tylko 3 proc. absolwentów, 13 proc. miało cele, ale ich nie spisało, 83 proc. nie miało żadnych celów. Po 20 latach okazało się, że te 3 proc. ze spisanymi celami miało więcej pieniędzy od pozostałych 97 proc. łącznie.
Precyzyjne określenie celów umożliwia skoncentrowanie się na właściwych zadaniach, pokazuje, co trzeba usprawnić i jakie są przeszkody. Cele muszą być jednak realistyczne i dopasowane do twoich możliwości. Nie wyznaczaj zbyt wielu celów w krótkim czasie. Bardzo ważne jest, aby stawiać sobie cele, które nie są wygórowane (ale i nie za niskie) i które jesteś w stanie osiągnąć. Doceń przeszkody, które mogą pojawić się na twojej drodze i weź pod uwagę, jakie musisz mieć umiejętności konieczne do osiągnięcia celu. Stawiaj precyzyjne cele, zapisuj je i wyznaczaj terminy realizacji. Upewnij się, że odnoszą się do konkretnych zadań. Powinny to być cele, których wykonanie będziesz potrafił kontrolować.
Rodzaje celów według czasu:
• życiowe i długoterminowe (3-5 lat)
• średnioterminowe (1 rok)
• krótkoterminowe (1-3 miesięcy)
• bieżące (tydzień)
według obszaru:
• osobiste
• zawodowe
Planuj z pomocą ALPEN
Po wyznaczeniu celów (oczywiście zgodnie z zasadami SMARTER), musisz zaplanować swoje działania (najlepiej na piśmie). Najpierw większe zadania rozbij na mniejsze i zacznij wyznaczać plany pięcioletnie, roczne, półroczne i miesięczne. Planowanie codziennej pracy oraz działań średnio- i długoterminowych pozwoli ci oszczędzić czas i da więcej swobody w realizacji codziennych zadań. Następnie te podzielone na mniejsze części zadania uporządkuj według hierarchii ważności, trzymaj się ich, przyglądaj się im i uaktualniaj swoją dzienną listę. Co jakiś czas przyglądaj się też i modyfikuj swoje długoterminowe plany, uwzględniając zmianę swoich priorytetów i doświadczeń, sprawdzaj co udało ci się zrealizować, a z czego musiałeś zrezygnować.
"Każda praca wymaga określonego zestawu działań. Elementarną jednostką systematycznego planowania czasu jest plan dnia" - mówi Iwona Kubis. "Powinien być przede wszystkim realistyczny. Planując następny dzień pamiętaj, aby na zajęcia zaplanowane przeznaczyć ok. 60 proc. czasu, ok. 20 proc. zarezerwuj na sprawy nieoczekiwane, różnego rodzaju zakłócenia i złodziei czasu, pozostałe ok. 20 proc. wykorzystaj na działania spontaniczne".
Przy planowaniu czasu warto skorzystać z metody ALPEN - przynosi ona duże efekty przy niewielkim nakładzie czasu.
Wyróżnia się pięć etapów metody ALPEN:
1. Zestawienie zadań
2. Ocena czasu trwania czynności
3. Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
4. Ustalanie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności
5. Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw niezałatwionych
Podziel zadania wykorzystując zasadę Eisenhowera
Dobre zarządzanie czasem wymaga hierarchizacji celów i zadań. Jeśli mamy bardzo dużo zadań do wykonania, to ich lista staje się długa, a wiec nieczytelna i bezużyteczna. Dobrym wyjściem jest wtedy zastosowanie podziału zadań na grupy, czyli wykorzystanie tzw. Macierzy Eisenhowera (ten amerykański generał i prezydent bardzo skutecznie zarządzał swoim czasem). Na czym to polega? Dzielimy zadania ze względu na ważność i pilność ich wykonania na cztery kategorie, z których każda ma określony priorytet. Chodzi o to, aby możliwie najmniej skupiać się na polach C i D, a więcej uwagi poświęcić A i B.
A - ważne i pilne - sprawy naglące, których termin właśnie upływa, zadania, które musisz wykonać natychmiast lub w najbliższej przyszłości np. cieknący kaloryfer.
B - ważne i mało pilne - działania istotne, ale takie, które możemy odłożyć na później, czyli doskonalenie się, dokształcanie, szukanie nowych możliwości rozwoju, np. nauka języka.
C - nieważne i pilne - czynności mniej ważne, ale które musisz wykonać nawet kosztem działań ważnych, ponieważ upływa wyznaczony termin np. ostatni termin mało ważnego spotkania.
D - nieważne i mało pilne (rutynowe) - np. oglądanie telewizji, słuchanie muzyki nie są rzeczami ani ważnymi, ani pilnymi. Lecz ze względu na charakter poświęcamy na te czynności swój czas.
Ustal priorytety stosując zasadę Pareto
Żaden człowiek nie jest w stanie zrobić wszystkiego. Dlatego trzeba wybierać te czynności i zadania, które przynoszą najwięcej efektów. Zawsze należy pamiętać o hierarchii ważności zadań i wykonywać je w odpowiedniej kolejności. Wtedy robisz tylko to, co rzeczywiście jest potrzebne. Bardzo pomocna jest przy tym zasada odkryta w 1897 r. przez włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto, zwana inaczej "20-80”. Według niej 20 proc. nakładu czasu przynosi aż 80 proc. wydajności i odwrotnie - 80 proc. nakładu czasu daje tylko 20 proc. wydajności. Np.: 80 proc. podjętych decyzji wynika z 20 proc. spotkań, a 80 proc. potrzebnych ci w pracy informacji uzyskujesz dzięki 20 proc. dokumentów, które czytasz. Najważniejsze jest to, że 20 proc. twojego czasu pracy decyduje w 80 proc. o twoim sukcesie. Powinieneś więc skupić się na rzeczach, które dadzą największe efekty - np. na klientach, którzy przyniosą największe obroty, celach, które sprawią największą satysfakcję. Zrezygnuj z działań, które zabiorą nieproporcjonalnie dużo czasu w stosunku do wyników. Zasada Pareto sprawdza się idealnie, gdy masz bardzo długą listę spraw do załatwienia.
Walcz z przeszkadzaczami i pożeraczami czasu
W efektywnym zarządzaniu czasem mogą przeszkadzać ci bariery wewnętrzne i zewnętrzne. Niektórzy np. uważają, że organizowanie czasu usztywnia, ogranicza naturalność i spontaniczność. Przeszkadzać może także negatywna samoocena (uważasz, że nie jesteś kompetentny, nie wierzysz, że potrafisz się zmienić). Jeśli jesteś zbyt pedantyczny, skupiasz się na zbędnych szczegółach, a nie na celu i działaniu, możesz mieć kłopoty z zarządzaniem czasem. Bardzo trudno przezwyciężyć swoje złe nawyki. Istnieją też przeszkody zewnętrzne, takie jak np. hałas za oknem, inni ludzie, telefony.
Pierwszym krokiem jest uświadomienie sobie tego co ci kradnie czas, np. surfowanie w internecie bez określonego celu, wpadanie w częste i długie dyskusje telefoniczne, niezaplanowane wizyty gości, wykonywanie wszystkiego samemu za wszelką cenę, przyjmowanie na siebie zadań, które nie są naszymi obowiązkami itd.
Nie rób wszystkiego sama
Jeśli jesteś szefem, powinnaś skoncentrować się na sprawach priorytetowych, zadaniach, które tylko ty jesteś w stanie wykonać. Pozostałe możesz zlecić pracownikom, a niektórych upoważnić nawet do podejmowania decyzji w twoim imieniu. Wtedy ty będziesz mógł swobodnie myśleć, planować i skutecznie działać, a twoi podwładni poczują się docenieni i będą bardziej zmotywowani.
Korzyści z lepszego zarządzania czasem
1. Realizacja tych samych zadań, ale mniejszym nakładem sił
2. Lepsza organizacja własnej pracy
3. Lepsze wyniki pracy
4. Mniej chaosu i stresu
5. Większe zadowolenie z pracy
6. Większa motywacja
7. Czas na realizację zadań „wyższego" rzędu
8. Mniejsza presja w pracy i nacisk na wydajność
9. Mniej błędów popełnianych podczas realizacji zadań
10. Szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych
Siedem Kroków do skutecznego zarządzania sobą w czasie
1. Określ swoje cele i potrzeby
Jeśli nie wiesz jak to zrobić – zacznij od tego, czego nie chcesz... Potem przejdź do rzeczy, których pożądasz, chcesz, musisz mieć (potrzeba) i tych, do których zmierzasz lub zmierzać będziesz (cele).
2. Zdefiniuj sytuację obecną:
• co mam
• co umiem
• gdzie jestem
3. Określ kierunek, czas i sposób dotarcia do celu
• napisz plan
• ustal punkty kontrolne
• uzyskaj wsparcie
4. Działaj
Ludzi sukcesu wyróżnia w życiu to, że potrafią oni po podjęciu decyzji podjąć także działania.
5. Działaj konsekwentnie!
• chroń swoją najlepszą porę dnia dla realizacji zadań najważniejszych
• pamiętaj o wyznaczaniu terminów zakończenia zadań
• rób wyłącznie jedną rzecz w określonym czasie
• grupuj zadania, stwórz własne, niepowtarzalne grupy albo skorzystaj z doświadczeń innych
6. Zaplanuj i zrealizuj
Na czym polega dobra realizacja planu?
• nie odkładaj zadań na potem
• duże zadania dziel na mniejsze i realizuj etapami
• uwzględnij swój indywidualny rytm aktywności i najlepszą porę dnia (każdy z nas wie, kiedy jest najbardziej aktywny i najbardziej efektywny – przydatnym tu może być podział na Sowy i Skowronki).
7. Wykonuj właściwe działania we właściwym czasie!
Praktyczne wskazówki, jak lepiej gospodarować czasem:
• Kiedy masz coś powiedzieć, zastanów się najpierw, CO masz do powiedzenia, a dopiero potem to powiedz. Oszczędzisz czas swój i innych.
• Poszerz obszary działania, na które masz wpływ.
• Ustalaj rozsądne, osiągalne i - przede wszystkim - WŁASNE cele.
• Staraj się być elastyczny wobec przypadkowych zdarzeń, pamiętając o tym, że duża okazja czasami puka bardzo cicho...
• Bądź asertywny - odmawiaj, gdy ktoś chce bez twej zgody wykorzystać twój czas!
• Eliminuj złodziei czasu i uważaj na "pułapki czasowe”.
• Przestań robić rzeczy niepotrzebne i "na wszelki wypadek”.
Co jakiś czas zadaj sobie pytania o twój czas:
• Czy rzeczywiście 20 proc. moich działań prowadzi do 80 proc. wyników i efektów?
• Czy nadal są to te same cele co kiedyś?
• Ile czasu dziennie/tygodniowo poświęcam Rzeczom Najważniejszym?
• Ile czasu działam w kierunku Moich Celów Życiowych?
• Czy mam czas na to, by poczuć, że właśnie "MAM CZAS dla siebie”?
• Co mogę zrobić, aby zmienić dotychczasowe przyzwyczajenia i nawyki?
