Na jakiej podstawie zatrudnić nianię

Umowa o świadczenie usług zawierana z nianią jest nazywana umową uaktywniającą i mają do niej zastosowanie przepisy dotyczące zlecenia. Umowa może być zawarta w celu opieki nad dziećmi w wieku od ukończenia 20. tygodnia życia do ukończenia roku szkolnego, w którym dziecko ukończy 3. rok życia lub w przypadku gdy niemożliwe lub utrudnione jest objęcie dziecka wychowaniem przedszkolnym – 4. rok życia.
Umowa uaktywniająca jest zawierana w formie pisemnej między nianią a rodzicami albo rodzicem samotnie wychowującym dziecko. Należy pamiętać, że w pełnej rodzinie (oboje rodzice) jeden rodzic nie ma prawa nawiązać samodzielnie tego kontraktu (art. 50 ust. 3 ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3; dalej ustawa żłobkowa). Jeśli taka sytuacja będzie miała miejsce, wówczas od zawartej w taki sposób umowy uaktywniającej ZUS nie będzie opłacał składek.
Przez rodzica samotnie wychowującego dziecko rozumie się rodzica będącego: panną, kawalerem, wdową, wdowcem, rozwódką, rozwodnikiem albo rodzica, w stosunku do którego orzeczono separację w rozumieniu odrębnych przepisów, a także rodzica pozostającego w związku małżeńskim, jeżeli jego małżonek został pozbawiony praw rodzicielskich lub odbywa karę pozbawienia wolności (art. 50 ust. 5 ustawy żłobkowej). Za rodzica uważa się także opiekuna prawnego oraz inne osoby, którym sąd powierzył sprawowanie opieki nad dzieckiem (art. 3 ustawy żłobkowej).
Reklama
Stroną umowy jako niania nie może być jeden z rodziców. Nie istnieją jednak żadne ograniczenia dotyczące pokrewieństwa pomiędzy nianią a rodzicami dzieci. W związku z powyższym nie ma przeszkód, aby umowa uaktywniająca została zawarta np. z babcią czy pełnoletnim rodzeństwem dziecka.
W umowie uaktywniającej strony muszą określić:
● strony umowy,
● cel i przedmiot umowy,
● czas i miejsce sprawowania opieki,
● liczbę dzieci powierzonych opiece,
● obowiązki niani,
● wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin wypłaty,
● czas, na jaki umowa została zawarta,
● warunki i sposób zmiany, a także rozwiązania umowy.

Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i opłacania składek

Niania zatrudniona na podstawie umowy uaktywniającej podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu. Dobrowolne dla niej jest natomiast ubezpieczenie chorobowe. Obowiązkowo ubezpieczeniom podlegają również uczniowie i studenci, którzy wykonują taką umowę (także ci, którzy nie ukończyli 26 lat), oraz niania, która ma ustalone prawo do emerytury lub renty.
Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń osób świadczących pracę na podstawie umowy uaktywniającej, wyrejestrowania z ubezpieczeń oraz składania dokumentów rozliczeniowych spoczywa na rodzicu jako płatniku składek.
Rodzic powinien zgłosić się do ZUS jako płatnik składek, składając formularz ZUS ZFA, oraz zgłosić do ubezpieczeń nianię. Niania powinna zostać zgłoszona do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na formularzu ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia wykonywania pracy na podstawie zawartej umowy.
Zgłoszenie do ubezpieczeń powinno zostać złożone z kodem tytułu do ubezpieczeń 04 30 XX bez względu na osiągane przez nianię zarobki.

Podstawa wymiaru i zasady finansowania składek

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób wykonujących umowę uaktywniającą ustala się na zasadach określonych dla zleceniobiorców. Oznacza to, że najczęściej podstawę będzie stanowił przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych – osiągany z tytułu wykonywania umowy.
Składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe za nianie finansuje budżet państwa za pośrednictwem ZUS-u, przy czym ZUS opłaca wyłącznie składki obliczone od podstawy, którą stanowi kwota nie wyższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Natomiast składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe obliczone od podstawy wymiaru stanowiącej kwotę nadwyżki ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę opłaca płatnik składek (rodzic) na zasadach określonych dla zleceniobiorców, czyli:
● składka na ubezpieczenie emerytalne, która wynosi 19,52%, jest finansowana po połowie, czyli po 9,76%, przez rodzica i nianię,
● składkę na ubezpieczenie rentowe, która wynosi 6%, w części 4,5% finansuje rodzic, a w części 1,5% niania,
● składka na ubezpieczenie wypadkowe (1,67%) jest w całości finansowana ze środków rodzica.
Z kolei składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, bez względu na to czy podstawa wymiaru przekracza kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę, finansują w całości z własnych środków sami ubezpieczeni (niania), a opłaca do ZUS płatnik (rodzic).
ZUS finansuje składki, w przypadku gdy spełnione są łącznie następujące warunki:
1) niania została zgłoszona przez rodzica do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego;
2) rodzice albo rodzic samotnie wychowujący dziecko:
- są zatrudnieni (na podstawie stosunku pracy, umowy o pracę nakładczą, pozostają w stosunku służbowym itd.),
- świadczą usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych (np. zlecenie),
- prowadzą pozarolniczą działalność (zgodnie z definicją zawartą w art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych);
W przypadku utraty przez rodziców albo rodzica samotnie wychowującego dziecko zatrudnienia, zaprzestania świadczenia usług lub działalności, składki będą opłacane przez ZUS wyłącznie przez okres 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych przyczyn.
3) dziecko nie jest umieszczone w żłobku, klubie dziecięcym oraz nie zostało objęte opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna.
Natomiast ZUS nie opłaca składek, w przypadku gdy:
1) rodzic dziecka korzysta z ulgi na podstawie umowy aktywizacyjnej (czyli zatrudnił bezrobotnego w celu pracy w gospodarstwie domowym), o której mowa w art. 61c ust. 1 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w brzmieniu obowiązującym przed 26 października 2007 r.,
2) umowa uaktywniająca została zawarta między nianią a osobami pełniącymi funkcję rodziny zastępczej zawodowej,
3) jeden z rodziców przebywa na urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie ojcowskim oraz urlopie wychowawczym.
Rodzic (płatnik składek) zobowiązany jest do niezwłocznego informowania ZUS-u o każdej zmianie mającej wpływ na opłacanie składek, w szczególności o rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy uaktywniającej. Wtedy rodzic będzie zobowiązany złożyć formularz ZUS ZWUA i wyrejestrować nianię z ubezpieczeń.
Przepisy ustawy żłobkowej nie przewidują obowiązku składania do ZUS umowy uaktywniającej ani żadnych innych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków do finansowania składek z budżetu państwa. Oczywiście ZUS na podstawie przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ma prawo do weryfikacji prawidłowości zgłoszeń do ubezpieczeń przez wszystkich płatników składek.

Dokumenty rozliczeniowe

W przypadku gdy niania otrzymuje w danym miesiącu wynagrodzenie nie wyższe od minimalnego, rozliczenie należnych składek następuje w raporcie ZUS RCA – z kodem 04 30 XX, w którym płatnik wykazuje składki naliczone od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Oprócz tego raportu płatnik składa także deklarację rozliczeniową ZUS DRA, gdzie wykazuje zsumowane składki.
Gdy wynagrodzenie niani w danym miesiącu jest wyższe od minimalnego, płatnik składa za nianię również raport ZUS RCA – z kodem 04 31 XX – i wykazuje składki od nadwyżki ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę.
PRZYKŁAD
Gdy wynagrodzenie niani wynosi np. 1500 zł, to płatnik składek w raporcie ZUS RCA z kodem 04 30 XX wykazuje składki od podstawy 1386 zł, natomiast w raporcie ZUS RCA z kodem 04 31 XX wykazuje składki od podstawy 114 zł (1500 zł – 1386 zł).
Pierwszorazowy komplet dokumentów rozliczeniowych składanych za nianie jest oznaczony identyfikatorem 40, natomiast numery od 41 do 49 włącznie są zarezerwowane dla kolejnych dokumentów korygujących dany miesiąc.
Wobec tego płatnik, który będzie składał dokumenty za październik, oznaczy je numerem identyfikacyjnym 40.10.2011. Gdyby ewentualnie po pewnym czasie był zobowiązany skorygować złożony komplet dokumentów, oznaczy go numerem 41.10.2011.
Płatnik składek zgłaszający do ubezpieczenia wyłącznie osobę świadczącą pracę na podstawie umowy uaktywniającej jest zwolniony z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej oraz imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, jeżeli:
● zadeklarowana podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie przekracza kwoty minimalnego wynagrodzenia, i jednocześnie
● nie zmieniała się podstawa wymiaru składek w stosunku do wykazanej w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej.
Zwolnienie to ma miejsce również, gdy zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego jest spowodowana wyłącznie zmianą minimalnego wynagrodzenia.

Ubezpieczenie zdrowotne

Osoby zatrudnione jako nianie podlegają obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego. Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków osoby ubezpieczonej (niania) potrącone przez rodzica z jej środków. Składka zdrowotna wynosi 9% takiej podstawy wymiaru (jest miesięczna i niepodzielna).
Należy pamiętać, że składki na ubezpieczenie zdrowotne osób zatrudnionych jako nianie opłaca ZUS – od podstawy stanowiącej kwotę nie wyższą niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego zgodnie z przepisami o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Natomiast składkę zdrowotną ustaloną od podstawy wyższej od minimalnej płacy – finansuje niania, a opłaca rodzic jako płatnik.

FP, FGŚP i FEP

Za nianie nie opłaca się składek na Fundusz Pracy oraz składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych.

Podatek

Wynagrodzenie przysługujące niani na podstawie umowy uaktywniającej jest zakwalifikowane do przychodów z innych źródeł (art. 10 ust. 1 pkt 9 i art. 20 ust. 1 updof). Rodzic nie pobiera zatem od niego i nie odprowadza do urzędu skarbowego comiesięcznych zaliczek. Ustawa nie nakłada na rodziców zatrudniających nianię obowiązków płatnika podatku.
Niania rozlicza się z podatku samodzielnie w rocznym zeznaniu podatkowym.
Ustawa żłobkowa wprowadziła również możliwość samoopodatkowania się niani w trakcie roku kalendarzowego. Zatem może ona wpłacać miesięczne zaliczki naliczone od otrzymywanego wynagrodzenia według:
● najniższej stawki skali podatkowej, czyli 18%, lub
● według wyższej stawki, czyli 32%, jeżeli podejmie taką decyzję (art. 27 ust. 1 updof).
Należy pamiętać, że w przypadku gdy niania dokona wpłaty do urzędu skarbowego chociaż jednej miesięcznej zaliczki, to do końca danego roku podatkowego nie może zrezygnować z takiej metody rozliczania zaliczki na podatek.
Aby obliczyć zaliczkę na podatek od wynagrodzenia uzyskanego z umowy uaktywniającej, uzyskiwany przychód (wynagrodzenie) niania pomniejsza w pierwszej kolejności o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez siebie i naliczonych w danym miesiącu przez rodzica. W praktyce chodzi o składki naliczone od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne od kwoty przekraczającej minimalną płacę, tj.:
● emerytalną – 9,76% od nadwyżki ponad 1386 zł,
● rentowe – 1,5% od nadwyżki ponad 1386 zł,
● oraz ewentualnie dobrowolną składkę chorobową w wysokości ustalonej od pełnej podstawy jej wymiaru. Niania finansuje z własnych środków pełną składkę chorobową – bez znaczenia pozostaje, od jakiej podstawy wymiaru ta składka będzie naliczana. Składkę na ubezpieczenie chorobowe opłaca rodzic jako płatnik.
Rozliczając się w ten sposób, niania nie obniża przychodu osiąganego w danym miesiącu z umowy uaktywniającej o składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części przypadającej na ubezpieczonego i naliczane od podstawy wymiaru nieprzekraczającej minimalnej płacy. Są one bowiem finansowane przez ZUS, w związku z tym nie podlegają pobraniu z przychodu uzyskiwanego przez nianię.
Ustalając koszty uzyskania przychodów, niania sama zdecyduje, czy obliczać je w stałej, 20% wysokości przychodu pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne potrącone przez rodzica z jej pensji w danym miesiącu, czy też w kwotach faktycznie poniesionych – jeżeli okaże się, że są one wyższe. Jednak w sytuacji gdy niania zdecyduje się na drugi wariant, musi pamiętać, że organ podatkowy może zażądać od niej przedstawienia dowodów poniesienia tych kosztów.
Zatem podstawę opodatkowania stanowi przychód niani z umowy uaktywniającej obniżony o składki na ubezpieczenia społeczne i koszty uzyskania przychodów.
Obliczona na podatek dochodowy zaliczka ulega zmniejszeniu o kwotę składki zdrowotnej (tj. 7,75%) naliczonej od podstawy wymiaru stanowiącej nadwyżkę ponad minimalną pensję opłaconej z wynagrodzenia niani.
PRZYKŁAD
Rodzic zatrudnił nianię od 1 października 2011 r. na podstawie umowy uaktywniającej. Wynagrodzenie niani zostało ustalone w wysokości 1845 zł brutto miesięcznie. Z tytułu tego zatrudnienia niania będzie obowiązkowo podlegać ubezpieczeniom: emerytalnemu i rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu. Przystąpiła również do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Niania będzie samodzielnie odprowadzała zaliczki na podatek do urzędu skarbowego naliczone od otrzymywanego wynagrodzenia według stawki 18%. Koszty uzyskania przychodów wynoszą 20% przychodu. W takiej sytuacji rozliczenie składkowo-podatkowe wynagrodzenia za październik powinno wyglądać następująco:
1. Składki opłacane przez ZUS.
Należy pamiętać, że składki są finansowane przez ZUS od podstawy wymiaru, którą stanowi kwota nie wyższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę.
● ubezp. emerytalne: 1386 zł x 19,52% = 270,55 zł
● ubezp. rentowe: 1386 zł x 6% = 83,16 zł
● ubezp. wypadkowe: 1386 zł x 1,67% = 23,15 zł
2. Składki finansowane przez nianię.
● od kwoty minimalnego wynagrodzenia należy ustalić składkę na ubezpieczenie chorobowe – składkę tę rodzic odprowadza do ZUS: 1386 zł x 2,45% = 33,96 zł
● składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe od nadwyżki ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia:
– emerytalne: (1845 zł – 1386 zł) x 9,76% = 44,80 zł
– rentowe: (1845 zł – 1386 zł) x 1,5% = 6,89 zł
– chorobowe: (1845 zł – 1386 zł) x 2,45% = 11,25 zł
Niania finansuje składki w łącznej wysokości 96,90 zł (33,96 zł + 62,94 zł).
Składki od nadwyżki ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia finansowane przez nianię opłaca rodzic.
3. Składki finansowane przez rodzica.
Składki obliczane są od nadwyżki ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia:
● ubezp. emerytalne: (1845 zł – 1386 zł) x 9,76% = 44,80 zł
● ubezp. rentowe: (1845 zł – 1386 zł) x 4,5% = 20,66 zł
● ubezp. wypadkowe: (1845 zł – 1386 zł) x 1,67% = 7,67 zł
Rodzic finansuje składki w łącznej wysokości 73,13 zł.
Składki od nadwyżki ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia finansowane przez rodzica odprowadza rodzic.
4. Składka na ubezpieczenie zdrowotne.
● finansowana przez ZUS – ustalana jest od podstawy wymiaru nie wyższej niż minimalne wynagrodzenie, pomniejszonej o składkę finansowaną przez nianię na ubezpieczenie chorobowe naliczaną od kwoty nie wyższej niż minimalne wynagrodzenie: (1386 zł – 33,96 zł) x 9% = 121,68 zł
● finansowana przez nianię (rodzic odprowadza składkę do ZUS) – ustalana jest od nadwyżki ponad kwotę minimalnego wynagrodzenia pomniejszonej o składki finansowane przez nianię na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe naliczone od nadwyżki ponad minimalne wynagrodzenie:
● składka na ubezp. zdrowotne w pełnej wysokości (9%):
(456 zł – 62,94 zł) x 9% = 35,38 zł
● składka na ubezp. zdrowotne odliczana od podatku (7,75%):
(456 zł – 62,94 zł) x 7,75% = 30,46 zł
5. Zaliczka na podatek.
● koszty uzyskania przychodów:
1845 zł – 96,90 zł (składki na ubezp. społeczne finansowane przez nianię) = 1748,10 zł
1748,10 zł x 20% = 349,62 zł
● podstawa opodatkowania:
1845 zł – 96,90 zł (składki na ubezp. społeczne finansowane przez nianię) – 349,62 zł (kup) = 1398,48 zł; 1398 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)
● podatek:
1398 zł x 18% = 251,64 zł
● zaliczka na podatek do odprowadzenia do urzędu skarbowego: 251,64 zł – 30,46 zł (składka na ubezp. zdrowotne 7,75%) = 221,18 zł; 221 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych)
Zatem rodzic powinien wypłacić niani za październik br. wynagrodzenie w wysokości 1712,72 zł [1845 zł – 96,90 zł (składka na ubezp. społeczne finansowane przez nianię) – 35,38 zł (składka zdrowotna)].
Natomiast niania powinna odprowadzić zaliczkę na podatek do US w wysokości 221 zł, ponieważ zdecydowała, że będzie samodzielnie odprowadzała zaliczki na podatek dochodowy.
● art. 3, art. 50–53, art. 70, art. 78, art. 79 ustawy z 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 – Dz.U. Nr 45, poz. 235; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 171, poz. 1016
● art. 6 ust. 2a i ust. 4a, art. 16 ust. 1b, ust. 1c i ust. 2, art. 17 ust. 2a, art. 18 ust. 5c, art. 36 ust. 2, art. 47 ust. 2c i ust. 2e ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 171, poz. 1016
● rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – Dz.U. Nr 186, poz. 1444; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 109, poz. 633