"Nie jest to łatwa praca, ale daje dużo satysfakcji. Jest bardzo rozwojowa i nie ma w niej czasu na nudę" - opowiada Agnieszka Matras, asystentka zarządu Young Digital Planet. "Muszę się wykazywać niebywałą wręcz umiejętnością dobrej organizacji pracy. Mam nad sobą czterech szefów i ważna jest koordynacja czasem nawet kilkunastu zadań naraz. Wybieram z nich najważniejsze, a z nich te o najwyższym priorytecie. Istotne jest szybkie reagowanie na zmieniającą się sytuację. To powoduje, że asystentka powinna być osobą o niezwykłej odporności na stres. Oczywiście ważna jest również prezencja" - dodaje.
Asystentki często bywają mylone z sekretarkami. Mogłoby się wydawać, że obie panie wykonują taką samą pracę, jednak asystentka musi umieć znacznie więcej. Dostaje trudniejsze i bardziej odpowiedzialne zadania. Bardzo często bierze udział w posiedzeniach zarządu razem ze swoim szefem. Co prawda nie ma na tych zebraniach prawa głosu, ale przysłuchując się, zdobywa wiedzę, którą będzie później wykorzystywała w codziennej pracy.
Zostać asystentką
Żeby zostać asystentką, nie trzeba mieć wyższego wykształcenia. Ważniejszy jest charakter i motywacja do pracy. Istotna jest również praktyka zdobyta podczas pracy w biurze. Tego nie da się nauczyć na żadnym kierunku studiów. Czasem asystentką zostaje się, wchodząc kolejno po szczeblach kariery, poznając jednocześnie od podszewki pracę w firmie. Innym sposobem na zdobycie pracy jest po prostu odpowiedź na ogłoszenie w gazecie. Tak było w przypadku Agnieszki Matras.
"Chciałam zostać asystentką zarządu w YDP i udało mi się. Proces kwalifikacyjny był trudny. Brałam udział w aż trzech etapach rekrutacji, ale zostałam przyjęta. Już wcześniej pracowałam na stanowiskach asystentki dyrektora i specjalisty do spraw kadrowych, dzięki czemu praca w biurze nie była dla mnie czymś zupełnie obcym" - opowiada.
Do wykonywania zawodu asystentki przygotowują specjalne kursy, szkoły i studia. "Nasze studium przygotowuje do zawodu technik prac biurowych" - opowiada Mirosława Popek, kierownik szkolenia praktycznego w Państwowym Studium Stenotypii i Języków Obcych - Zespołu Szkół Policealnych.
Kończąc naukę, absolwentki specjalności sekretarka/asystentka dyrektora posługują się biegle dwoma językami obcymi, pakietami biurowymi, potrafią pisać na klawiaturze komputera i maszynie do pisania metodą mnemotechniczną (bezwzrokową dziesięciopalcową). Mają wiedzę z prawa pracy, psychologii, statystyki, rachunkowości i informatyki. Słuchaczki poznają także etykę zawodu oraz zasady odpowiedniego makijażu i ubioru.
"Studium organizuje praktyki zawodowe w ministerstwach, renomowanych firmach prywatnych, kancelariach prawnych i biurach turystycznych. Wszyscy absolwenci naszego studium natychmiast znajdują pracę. Zapotrzebowanie na na rynku jest tak duże, że wielu z nich podejmuje pracę jeszcze w czasie nauki" - dodaje Mirosława Popek.
Asystentka, a co potem?
Dzięki wszechstronnemu wykształceniu, a także możliwości poznania zasad funkcjonowania firm, asystentka, która chce sprawdzić się w innym zawodzie, ma umiejętności potrzebne by założyć i sprawnie prowadzić własną działalność gospodarczą. Tak zrobiła Magdalena Kozłowska, szefowa projektu Asystentka.pl.
"Na początku lat 90. sama byłam asystentką" - opowiada. "Nie jest to łatwy zawód. Żeby zostać dobrą asystentką, trzeba być bardzo szczególną osobą. Z jednej strony należy mieć wszechstronne umiejętności, wiedzieć, kto jest kim w firmie, patrzeć na nią z góry, by dostrzec całość. Trzeba umieć nawiązywać relacje z pracownikami, zorganizować wyjazd zagraniczny. Asystentka personalna powinna również wykazywać się pewną opiekuńczością. I to nie tylko, gdy trzeba zawieźć szefowi garnitur do pralni czy kupić coś do jedzenia. Trzeba też umieć dostrzec, czy jest zmęczony, chory, czy rozdrażniony i wiedzieć, jak wtedy reagować. Nie każdy się do tego nadaje. Trzeba po prostu chcieć być asystentką.
"Teraz pomagam naszym klientom w znalezieniu idealnej asystentki spełniającej wszystkie oczekiwania. Dobrych, oddanych zajęciu osób, które chciałyby pracować na tym stanowisku, nie jest wiele. Tylko jednej rzeczy nie umiemy dopasować. To chemia, fluidy, które sprawiają, że szef na pierwszy rzut oka pomyśli: Tak, z tą osobą będzie mi się dobrze pracowało” - dodaje Kozłowska.
Jaka praca, taka płaca
Praca asystentki jest niezwykle ciekawa i rozwojowa, ale jest również ciężka i odpowiedzialna. Czas i energia poświęcone na wykonywanie zadań powinny się zwracać nie tylko satysfakcją, ale też odpowiednimi zarobkami. Najniższa miesięczna pensja brutto asystentki to 1200 - 1400 złotych, choć zdarza się, że płacą mniej. W dużej firmie asystentka może zarabiać od 2 do nawet ponad 4 tys. zł. W kancelariach prawnych można liczyć na jeszcze większe pieniądze. Najlepsze asystentki dostają nawet 8 tys. zł, a do tego służbowy telefon, laptop i opiekę zdrowotną.
Ogrom pracy i zadań może sugerować, że poza pracą asystentka nie ma już na nic czasu. "Dobra organizacja czasu, która jest jedną z podstawowych i jednocześnie najważniejszych cech każdej asystentki, powoduje, że jak najbardziej potrafimy znaleźć czas dla siebie" - mówi Agnieszka Matras. "Zresztą bez życia prywatnego nie można odczuwać pełnej satysfakcji z pracy" - dodaje.
