“Beze mnie byłbyś zbytkiem łaski, duchowo całkiem niezebranym. Niepewnym jak ruchome piaski, chudym jak klatka na bociany” - śpiewa Maryla Rodowicz w najbardziej znanym przeboju o sekretarkach. Każde słowo tego hitu to szczera prawda. Bez dobrej sekretarki czy asystentki szefa paść może niejeden ważny projekt, a nawet cała firma.
Jakie cechy powinna posiadać sekretarka idealna? Wcale nie musi być młodziutką blondynką o posągowych kształtach. W tym fachu długoletnie doświadczenie to rzadko spotykany, ale niewątpliwie wielki atut ( w cenie są sekretarki po czterdziestce!). Oto cenne rady specjalistów, czyli Cezarego Ikanowicza i Jana W. Piekarskiego, autorow książki “Protokół dypmomatyczny i dobre obyczaje” (Oficyna WydawniczaSGH, Warszawa 2007) dla adeptek tej profesji.
NAJWAŻNIEJSZE JEST PIERWSZE WRAŻENIE
Sekretarka to nierzadko pierwsza osoba, z którą osoba z zewnątrz firmy ma kontakt. To jasne, że jest jej chodzącą wizytówką. Na podstawie takiego pierwszego wrażenia jest fomułowana czasami ogólna opinia o instytucji lub przedsiębiorstwie. Wyobraź sobie, że wchodzisz na spotkanie biznesowe i w progu wita cię pannica z pofarbowanymi na czerwono włosami, żująca gumę i sprawiająca wrażenie, jakbyś jej przeszkadzał. Gdy pierwsze wrażenie jest fatalne, trudno je później czymkolwiek zatrzeć.
SCHLUDNA I TAKTOWNA
No własnie, te czerwone włosy... Sekretarka idealna musi stać na straży dress code firmy, a jeśli jego reguł nikt nie spisał, to ona musi świecić przykładem. Garsonka, bluzka, zakryte buty, no i oczywiście rajstopy, niestety o każdej porze roku – to jej atrybuty. Niepoważnie i nieprofesjonalnie wyglądają paznokcie pomalowane na jaskrawy kolor, mocny makijaż i zbyt duża ilość biżuterii, a także ekstrawagancka fryzura. Im skromniej, tym lepiej – to złota zasada w tym fachu.
Sekretarka idealna musi być dyskretna i taktowna. Nie darmo jest tą, która z definicji trzyma sekrety... Absolutnie nie może powtarzać nikomu tego, co usłyszała w gabinecie szefa czy co spisywała z nim po spotkaniu np. z klientem. Co więcej: czasami zaufana sekretarka jest powiernicą szefa i wie wiele o jego życiu osobistym. W takim przypadku także nie powinna się tą wiedzą z nikim dzielić. Musi być pod tym względem bez skazy. Opowiadanie przyjaciółkom o kłopotach "starego” z niesfornymi dzieciakami jest po prostu żałosne.
ALE MUSI TEŻ UMIEĆ ODMÓWIĆ
Funkcjonowanie sekretarki, jej zakres obowiązków określa zawsze jej przełożony. Czasami jednak są to osoby bardzo cenione w całej firmie i proszone o pomoc przez wielu jej pracowników. I tu powstaje problem: czy sekretarka może odmówić pomocy innym? Bardzo wielu pracowników marzy, by mieć taką profesjonalną pomoc do swojej dyspozycji i często stara się ją “wykraść” szefowi. To błąd. W takich przypadkach dobrze jest nauczyć się mówić grzecznie i stanowczo "nie”, a w razie jakichkolwiek wątpliwości, odsyłać do szefa. On szybko utnie niecne zakusy wobec swojej najcenniejszej nierzadko pracownicy.
