Zna to prawie każdy - przychodzące dokumenty rzucamy na stertę, gdzie giną wśród innych papierów. Aby mogły się pomieścić, zdobywamy kolejne nadstawki, korytka czy anektujemy nowe półki. Obstawiamy się raportami, książkami, podręcznikami. Kolekcjonujemy kubki z niedopitą kawą i herbatą. I wszystko jest w porządku, dopóki nie zechcemy czegoś w tym bałaganie znaleźć. Zdenerwowani składamy sobie obietnice: będę regularnie przeglądać dokumenty, wyrzucać niepotrzebne gadżety. A potem znów jest tak samo. Ale wcale tak być nie musi. Wystarczy odrobina dobrych chęci.

Bałagan wkurza

Nikt przecież nie lubi marnować czasu na szukanie potrzebnych dokumentów. Porządek pozwala nie tylko na lepszą koncentrację, ale także na kontrolę bieżącej pracy. Naukowcy dowiedli, że wystrój biurka i wygląd miejsca pracy znacząco wpływają na efektywność i skuteczność wykonywania zadań. "Bałagan powoduje rozdrażnienie, bo widzimy wtedy, ile czeka jeszcze niewykonanych zadań. Dopadają nas zniecierpliwienie i frustracja, które owocują spadkiem energii, a co za tym idzie - spadkiem wydajności. Poszukując potrzebnych w danej chwili papierów, stajemy się nerwowi i zirytowani" - mówi Izabela Kielczyk, psycholog biznesu.

Wygląd biurka może świadczyć o naszej osobowości. "To, co i w jaki sposób jest na nim ułożone, ma duży wpływ na wykonywanie naszej pracy: z ochotą czy nienawiścią, zapałem czy brakiem motywacji, efektywnie czy ospale" - tłumaczy Izabela Kielczyk. Co więcej, umeblowanie i aranżacja pomieszczenia zdradzają innym pracownikom to, jacy jesteśmy. "Możemy w ten sposób kreować swój wizerunek, np. osoby życzliwej i ciepłej, stawiając na biurku fotografie czy kwiatek, czy też osoby stwarzającej bariery, pedantycznej, która utrzymuje perfekcyjny porządek. Lub twórczej, kreatywnej, ciężko pracującej, z bałaganem na biurku - podkreśla Izabela Kielczyk. Ale uwaga! Osoby mające nieład na biurku mogą być też postrzegane jako lenie i bałaganiarze nieradzący sobie z pracą. Jest i druga strona medalu. Pedantyczny porządek może budzić podejrzenia, że nic nie robimy. Najlepiej więc zachować równowagę, czyli starać się zapanować nad dokumentami.

Sprzątaj z głową

Jeśli marzymy o biurku (prawie) idealnym, zacznijmy od zaplanowania czasu na biurowe porządki. "Przygotujmy potrzebne artykuły: korytka, zawieszane teczki, etykietki do nich, plastikowe koszulki itp." - radzi Beata Uytenbogaardt, country manager i dyrektor zarządzający Instytutu Technologii Biznesu. Podzielmy dokumenty na te związane z bieżącą pracą, które powinny być załatwione dzisiaj, i na te, które mogą być załatwione później. "Praca na dzisiaj powinna trafić do pierwszego korytka i zostać też dziś zrobiona. Pracę na potem umieszczamy w opisanych teczkach, które wkładamy do szuflady lub pojemnika" - dodaje.

Trzy kolory do ideału

Psycholog Izabela Kielczyk radzi z kolei, aby zastosować trzy kolory do oznaczenia najważniejszych obszarów działalności, które będą dzięki temu łatwiejsze do zapamiętania i rozróżnienia. "Doskonale widoczne są: czerwony, niebieski i żółty. Możemy np. przypisać określony kolor do poszczególnych klientów, lub też sprawy pilne i bardzo ważne trzymać w czerwonym segregatorze, sprawy mniej ważne w niebieskim. Takie, które można odłożyć na później, w żółtym" - podkreśla.

Pamiętajmy też o regularnym przeglądaniu zawartości biurka. "Codziennie powinniśmy poświęcić 10 minut na uporządkowanie dokumentów" - mówi Izabela Kielczyk. Nowe telefony zapisujmy od razu do notesu, zamiast na wyrwanej kartce papieru, która będzie się plątać po biurku tygodniami, aż ją w końcu gdzieś zgubimy. Dzięki takim porządkom nie wyeliminujemy wprawdzie wszystkich papierów, ale będziemy nad nimi panować.

Czym grozi bałagan na biurku?

40 proc. osób przyznaje się, że nieład i nadmierna ilość papierów na biurku doprowadzały je do wściekłości i agresji, ale nie zrobiły nic, by to zmienić,

40 proc. pracowników biurowych przyznaje się do regularnego gubienia dokumentów,

150 godzin - tyle czasu spędza rocznie statystyczny pracownik na szukaniu dokumentów na biurku, przeciętny pracownik biurowy gubi 1 na 20 dokumentów.

źródło: Open Ergonomice i PricewaterhouseCoopers Survey, Gartner Group Survey, Work Habits 2005