Kobieta zatrudniona na umowę o pracę złożyła w kadrach m.in. świadectwa pracy i dokumenty potwierdzające wykształcenie. Firma poprosiła ją o wypełnienie kwestionariusza osobowego i podanie danych dotyczących dzieci. Pracownica zastanawia się, czy musi przekazywać informacje o rodzinie.

W przypadku gdy strony nawiązują nowy stosunek pracy, firma jest zobowiązana skompletować niezbędne dokumenty kandydata. Rodzaje dokumentów i zakres danych, jakich pracodawca może żądać przy zatrudnieniu, określają przepisy kodeksu pracy i rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r.

Do podstawowych dokumentów, których załączenia od podwładnego może się domagać nowy pracodawca, należą przede wszystkim: świadectwa pracy z poprzednich miejsc lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dowody potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania danego rodzaju pracy oraz orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Od zatrudnionej osoby firma może także zażądać złożenia kwestionariusza osobowego (zakres danych, o które można wnioskować, określa załącznik do wskazanego rozporządzenia).

Kadry mają także prawo wystąpić o podanie m.in.: imion i nazwisk, dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli uzyskanie tych informacji jest konieczne ze względu na korzystanie przez zatrudnionego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w kodeksie pracy.

Przekazanie tego rodzaju danych, jak np. wiek dziecka, jest uzasadnione tym, że pracodawca musi mieć możliwość zweryfikowania prawa podwładnego do takich uprawnień. Pracownik musi też wskazać, że to on będzie je realizował, a nie drugi małżonek.

W opisanym przypadku, aby więc pracownica w przyszłości mogła skorzystać np. z przysługujących jej dwóch dni opieki na dziecko w wieku do lat 14, powinna podać jego dane (w szczególności datę urodzenia). Ponadto firma może przekazywać małym dzieciom np. okolicznościowe paczki i wtedy również podwładna je dostanie.

PODSTAWA PRAWNA

Art. 221 i 188 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).